Quelle est la stratégie la plus efficace pour augmenter la productivité ? C’est une question que se posent de nombreux travailleurs. En outre, à moins d’être un lâcheur, tout employé souhaite être productif au travail. Cet article vous propose six techniques pour vous aider à améliorer votre productivité.
Organiser les priorités
Lorsque les choses s’accumulent au travail, il se peut que vous ne sachiez pas par où commencer. C’est tout à fait naturel. Dans ce cas, la meilleure solution consiste à gérer vos priorités. Si vous essayez d’accomplir plusieurs tâches à la fois, ce que l’on appelle le multitasking, vous dépenserez beaucoup d’énergie pour un résultat médiocre. C’est pourquoi il est nécessaire de hiérarchiser les tâches. Pour ce faire, vous disposez de nombreuses options :
- Commencer par l’approche « Eat the Frog « . Cela signifie que vous devez commencer par les tâches les plus difficiles et les plus longues. Si possible, regroupez-les dans un seul outil !
- Ensuite, il y a le principe de Pareto, parfois connu sous le nom de règle des 80-20. Il s’agit tout simplement d’allouer 20 % de votre temps à la réalisation de 80 % de la tâche.
- Selon la technique GTD (Getting Things Done), l’employé dresse une liste des tâches à accomplir et divise les plus compliquées en tâches plus simples. L’employé est censé fixer une date limite et la respecter.
- Vous pouvez également utiliser la technique Pomodoro. Celle-ci repose sur l’utilisation d’un minuteur qui permet de diviser le travail en tranches de 25 minutes. Une pause de 5 minutes sépare chaque session. L’objectif est que la personne soit totalement concentrée sur un travail donné.
Le time blocking ou comment organiser son temps
Si vous parvenez à gérer correctement votre temps, vous devriez être en mesure d’augmenter votre productivité. Le time blocking est une technique de gestion du temps simple et très efficace qui a été démontrée à maintes reprises. Le concept est similaire à celui de l’emploi du temps d’un écolier. Comme vous l’avez deviné, il s’agit de diviser vos journées en blocs. Chaque bloc de temps est consacré à une seule tâche. Par exemple, le matin, vous réservez 8 heures à 8 h 30 pour consulter vos courriels et y répondre. Le time blocking fonctionne parce que vous êtes totalement concentré sur ce que vous faites. Chaque seconde compte.
La gestion du stress
Il est difficile pour un employé de rester productif s’il est régulièrement anxieux. De plus, les conséquences du stress sur la santé ne sont pas négligeables. Voici quelques suggestions pour faire face à ce problème :
- Après le travail, décompressez et évitez d’apporter trop de travail à la maison.
- Essayez de découvrir les sources de stress. Vous saurez alors comment les éviter.
- Veillez à dormir correctement tous les soirs.
- Si nécessaire, améliorez l’organisation de votre lieu de travail.
- Pensez à faire des pauses fréquentes.
- Pratiquez la méditation et l’activité physique.
La gestion de la communication
La communication est essentielle dans le monde des affaires. Il est difficile d’améliorer la productivité si les personnes ou les équipes ne communiquent pas bien. Chaque employé doit faire preuve d’une écoute active lorsqu’il s’agit de communication verbale. Cela permet de s’assurer que les informations circulent bien et que les malentendus ou les pertes sont réduits au minimum. En ce qui concerne la communication écrite (qui se fait principalement par courrier électronique), chaque employé doit avoir les réflexes suivants :
- Envoyez un nombre raisonnable de courriels à vos collègues. Ces derniers perdront du temps à lire et à répondre à ces communications. Vous pouvez toujours aborder des sujets moins essentiels pendant vos pauses.
- Assurez-vous que les destinataires comprennent les messages.
- Un e-mail ne doit pas couvrir de nombreux sujets, sinon le destinataire risque d’être désorienté.
Acquérir l’état d’esprit adéquat
Vous devez savoir que l’efficacité d’un employé au travail est également déterminée par son interaction avec ses collègues. Il est donc essentiel d’avoir un bon état d’esprit. Vous pouvez, par exemple, aider un employé à résoudre un problème, prendre une initiative ou partager votre bonne humeur. Vous serez davantage apprécié et écouté si vous agissez de la sorte. Vous devez être conscient que vos actions auront une influence positive sur l’ensemble de l’équipe.
Créer un environnement de travail favorable
Au travail, plusieurs éléments peuvent perturber ou distraire. Il peut s’agir d’une sonnerie de téléphone, d’un bruit extérieur, d’une chaise inconfortable ou d’alertes sur l’écran. Ces distractions doivent être réduites autant que possible afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur vos activités. C’est à vous d’identifier les réponses appropriées.
